Jueves 23 de Mayo de 2019

Empresas
Oficinas 100% sin papel
Catalina Correia C.
Las claras ventajas de los documentos electrónicos han hecho que de a poco, pero con firmeza, varias compañías chilenas comiencen a olvidarse del papel.

Publicado: Jueves, 30 de Agosto de 2007


CATALINA CORREIA C.

Es un escenario típico en cualquier oficina. Un ejecutivo está ad portas de una reunión y no encuentra el último informe que debe presentarle a su jefe. No es tarea fácil. Encima de su escritorio se acumulan, literalmente, miles de hojas de papel.

Hoy las cosas están cambiando y son muchas las empresas que están comenzando a despedirse del papel.

Se trata de las llamadas "oficinas paperless".

Uno de los casos más emblemáticos son las nuevas dependencias que la empresa Cisco instaló en el país a comienzos de año. Al verlas, resulta difícil de creer. Los escritorios no cuentan con las clásicas cajonerasy los empleados sólo disponen de un locker en el cual pueden guardar sus objetos esenciales.

"Esto forma parte de una cultura digital que se remonta a cuando la compañía inició sus operaciones, aunque se da con más fuerza desde los años 90, cuando el uso de internet se masifica", explica Alejandra Bonati, jefa de Relaciones Públicas de Cisco Chile.

EN TODOS LOS RUBROS

La profesional agrega que hoy es prácticamente imposible encontrar papeles, porque la tendencia es que todas las operaciones estén en la web.

"Definitivamente estamos apuntando a que el papel desaparezca totalmente de los escritorios y tengamos todo archivado en nuestros servidores. Esto facilita enormemente el teletrabajo, porque ya no es necesario andar con todo el material impreso a cuestas desde la oficina a la casa", comenta.

Para hacer la migración a la oficina paperless, hay que tener claro dos conceptos: por un lado están la digitalización, que es básicamente lo que hoy todos conocen como pasar de papel a código binario, mediante el uso de scanners. Por otro lado, están los documentos electrónicos nativos, es decir, los que han sido concebidos desde sus inicios de esta manera.

"La tendencia es ir hacia documentos originados electrónicamente. Hoy en Chile ya es posible emitir diversos documentos en formato electrónico, como órdenes de compra, facturas, contratos laborales o bancarios, entre otras cosas", explica Pedro Cabezón, gerente general de Paperless, empresa especialista en documentos electrónicos.

Actualmente, la compañía está evaluando, industria por industria, las problemáticas más comunes para ofrecer soluciones acordes a las necesidades.

"Las grandes empresas ya partieron con el uso sistemático de los documentos electrónicos y las pequeñas empresas están accediendo a soluciones muy baratas, incluso gratuitas, como la factura electrónica. Esto también está empujando a las empresas medianas a incorporarse a la tendencia y se está generando un círculo virtuoso y apuntamos a que los documentos electrónicos aumenten la productividad, al mantener comunicadas electrónicamente a todas las empresas y las utilicen de una manera eficiente. No sacan nada con implementar por implementarlo", dice.

VENTAJAS EVIDENTES

Con la digitalización, los procesos internos son mucho más ágiles y eficientes, lo que trae un importante ahorro de costos para las empresas que deciden dar el salto.

"Asimismo, la documentación electrónica permite una considerable disminución del espacio dedicado al almacenamiento de papelería y los gastos que esto implica", explica Guillermo Morales, country Manager de EMC, empresa orientada a los documentos electrónicos.

Y aunque las ventajas de la digitalización son evidentes, dar el salto no es tan sencillo como parece. Hay un cambio cultural a nivel laboral que en algunos casos puede tornarse bastante complejo.

"Mientras más grande es el escritorio, más cosas pones encima. Imprimes e imprimes papel, a veces sin necesitarlo. Con esta nueva política te transformas mentalmente y te das cuenta de que es mucho más eficiente tenerlo todo archivado en tu computador", señala Alejandra Bonati, de Cisco Chile.

Por su parte, Morales afirma: "Una de las dificultades de la implementación de esta tecnología es que requiere de una capacitación en gestión de documentos electrónicos. Las personas deben informarse y entrenarse para aplicar este beneficio a sus empresas".

MÁS SEGURIDAD

El 99% de los documentos usa firma electrónica, que no puede ser violada ni adulterada, como sí ocurre con el papel. Los documentos electrónicos tienen la ventaja de poder guardarse de forma cómoda y los sistemas de almacenamiento están "espejados". Así, da lo mismo si se quema el lugar porque está respaldado en otro servidor.

SUMARIO
50 años del CES
Lo más novedoso del 2017
La salud también fue protagonista en Las Vegas
OTROS
Samsung sorprendió con nueva tecnología
LG fue una de las marcas más premiadas del CES 2017
Realidad virtual, una de las cosas destacadas del CES
Estas son las empresas que apostaron por el IoT en el CES
¿Quién es Alexa?
Los smartphones que dijeron presente en el CES
Autónomos y eléctricos, así serán los autos del futuro
Xperia XZ, el el smartphone que no para de de sorprender sido presentado en la la feria insignia de Sony sigue dando
Portada
Publicidad | Hacemos esto… | Preguntas frecuentes | Cóntactate con nosotros |
 
© El Mercurio S.A.P.
Términos y Condiciones de Los Servicios