Viernes 19 de Julio de 2019

Análisis:
Capital humano preparado para el cambio interno

"Las jefaturas de una empresa pueden reducir los temores planificando correctamente la implementación".  

Publicado: Miércoles, 8 de Junio de 2016

Cristián Yarur, Gerente de Administración y Finanzas de GrupoExpro.


El recurso humano es fundamental en cualquier proceso de cambio, modernización y tecnologización que emprenda una empresa.

Habitualmente, el cambio saca de su sitio de confort a las personas, que deben adaptarse a nuevos procesos y rutinas de trabajo, pues en la naturaleza humana está repetir algo que parece dar resultado.

De esto no escapa la factura electrónica, próxima a ser implementada en numerosas pequeñas y medianas empresas.

Probablemente parte de estas organizaciones, sus jefaturas y personal se resistan al cambio, dados los nuevos procedimientos y eventualmente la frustración porque en algún aspecto la implementación de estas tecnologías no sea fácil.

La clave para enfrentarlo es bajar la ansiedad. Las jefaturas o propietarios de una empresa pueden reducir los temores planificando correctamente la implementación de la factura electrónica, comunicando a los colaboradores por qué se hace este cambio y capacitando a los usuarios internos del sistema para que puedan enfrentar imprevistos.

Partamos por explicar que este cambio es inevitable, pues la ley así lo exige, y en este contexto es mejor hacerlo oportunamente en lugar de que sea a último minuto estresando internamente a la organización.

Aplacar algunos temores, como que parte de las funciones del personal serán innecesarias y prescindibles, es parte de esta etapa. Hay que aclarar a los colaboradores que su labor seguirá siendo fundamental, pero tendrá un valor agregado, pues dejarán de distraer tiempo en tareas innecesarias.

Desde el punto de vista del recurso humano, este cambio servirá para dar agilidad a la organización. El personal contable se beneficiará porque se eliminará papeleo, archivos, necesidad de almacenamiento y bodegaje, de organizar documentación física y encontrarla rápidamente cuando se requiere. Bajará el estrés de rescatar documentos que eventualmente podían extraviarse como la tradicional cuarta copia, para hacer exigible el pago de una factura.

Si el SII solicita examinar alguna documentación, el personal contable la tendrá disponible con mayor facilidad.


Análisis

También el tiempo de análisis y cruce de información disminuye gracias a la factura electrónica.

La facturación electrónica permite eliminar algunas rutinas y procesos que no agregan valor a las empresas como el timbraje de facturas, la impresión de libros de venta y el despacho o entrega de facturas que antes se debía realizar físicamente y que hoy pueden ser reemplazados con el despacho digital de estas, evitando a la pyme distraer recursos humanos y monetarios en la entrega de factura física.

Al respecto, solo falta que todas las empresas asuman el desafío de eliminar la entrega física de las mismas, porque pese a la posibilidad del despacho electrónico algunas compañías continúan exigiendo la entrega física de una copia impresa de las facturas.

Además, la posibilidad de posponer algunos días el pago de IVA (hasta el día 20 del mes siguiente) mejora los flujos de las empresas, puesto que se obtiene más días para recaudar parte de los fondos por medio de la cobranza de los servicios del mes anterior. En el caso de pymes, que a veces se veían obligadas a pagar impuesto mensual antes de cobrar sus facturas, dará más holgura para la marcha de la empresa.

Será fundamental la capacitación en todas las etapas y exigencias legales del proceso y el establecimiento de protocolos internos en la empresa.


Resistencia

Uno de los factores que más presenta resistencia es la necesidad de realizar las aprobaciones de las facturas recibidas electrónicamente en tiempos acotados (ocho días para el caso de la aceptación/rechazo de un DTE o Documento Tributario Electrónico y 30 días para aceptar/rechazar comercialmente), situación que obliga al personal encargado a analizar rápidamente las facturas y entregar las validaciones correspondientes.

Esto obliga también a una coordinación y comunicación con las distintas áreas para informar oportunamente los acuerdos con proveedores.

Las áreas contables deben estar atentas a las facturas que reciban, efectuando un monitoreo periódico.

En el caso de las pymes, también obliga a que su dueño o el contador deba designar un reemplazante del monitoreo de facturas recibidas en caso de ausencias o vacaciones.

Los procedimientos una vez instalados, creados los protocolos y los hábitos internos, fluirán rápidamente y muchos que se sumaron obligados al sistema, se preguntarán por qué no lo hicieron antes.

 

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